¿Cómo guardar documentos cómodamente en casa?

Hay muchas situaciones en las que utilizamos pólizas de seguro, certificados y certificados. Por tanto, para tener a mano los papeles necesarios, las personas se ven obligadas a guardarlos en casa. Pero, ¿cómo hacerlo correctamente para que no se pierda ni se estropee nada?

¿Qué documentos deben conservarse?

Cualquier persona moderna tiene muchos papeles para todas las ocasiones. Pero no vale la pena almacenarlos todos.

Aquí te dejamos una lista de documentos que debes tener en casa:

• La lista comienza con pasaportes y otros documentos familiares. Por ejemplo, testamentos, certificados.
• Certificados, poderes, recibos y otras cosas relacionadas con bienes inmuebles y transporte.
• Diplomas, diplomas, atestados, certificados que acrediten la disponibilidad de educación.
• Papeles relacionados con actividades profesionales: libros de trabajo, convenios, contratos.
• Resultados de exámenes, pólizas y tarjetas médicas.
• Tarjetas de garantía, recibos de electrodomésticos y muebles.
• Papeles relacionados con impuestos.

Por separado, puede seleccionar documentos electrónicos o simplemente datos en formato digital. Por regla general, corresponden a uno de los puntos anteriores y también están sujetos a almacenamiento.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los papeles?

Los documentos se pueden dividir por tiempo de almacenamiento. Depende del período de validez de cada corteza específica.

• Permanente. Estos documentos deben estar siempre a mano.Se trata de certificados de matrimonio, certificados de nacimiento, diplomas que acrediten la educación, datos médicos, información certificada por notario, testamentos, certificados de pensión.
• A largo plazo. Documentos para bienes raíces, automóviles y artículos caros. Estos también incluyen documentos profesionales. También puede definir cheques y recibos aquí. Esto es algo que se almacena durante mucho tiempo y sigue siendo relevante durante un cierto período de tiempo.
• Corto plazo. Se recomienda conservar los certificados de servicios de médicos, abogados y docentes durante tres años. Los acuerdos y declaraciones de servicios públicos asumen el mismo período.
• Inútil. Puede desechar inmediatamente materiales educativos e informativos innecesarios, instrucciones sobre cosas estudiadas a fondo, hojas de cálculo, etc.

Por separado, podemos mencionar los documentos opcionales, que, sin embargo, son de gran importancia para su propietario. Estos incluyen diarios personales, notas, fotografías y otros recuerdos. Por lo general, estas cosas también duran mucho tiempo.

Por ello, es recomendable tirar a la basura todo aquello que no se utilice actualmente y no pueda ser útil en el futuro. Para mantener el orden, es necesario limpiar periódicamente los contenedores y deshacernos de la basura acumulada, al mismo tiempo que clasificamos los documentos realmente importantes.

Consejos para guardar papeles esenciales

Por regla general, en la mayoría de los hogares se guardan los papeles de forma estándar.

1. Primero, los documentos se clasifican por áreas: hogar, trabajo, médico y otros.
2. Luego se colocan en carpetas firmadas, lo que definitivamente evitará que te pierdas entre los papeles.
3. Los juegos resultantes se colocan en una caja o bolsa separada. Por cierto, por conveniencia, a menudo se hacen particiones dentro del "contenedor" para evitar que las carpetas se mezclen.Al mismo tiempo, debe asegurarse de que el lugar de almacenamiento sea inaccesible para niños y animales, pero que esté ubicado de manera conveniente para su uso.

Es una buena idea mantener separados los documentos personales de uso frecuente. Su pasaporte, tarjeta médica, Número de Identificación Fiscal (TIN) y certificado de pensión caben cómodamente en bolsas de plástico cerradas con cremallera. Estos paquetes son herméticos y mantendrán el contenido en perfecto orden, evitando que, por ejemplo, se moje. Al mismo tiempo, los documentos relacionados con la salud deben conservarse lo más accesibles posible, para no perder tiempo si se necesitan con urgencia.

Siempre es una buena idea tener fotocopias de papeles importantes en casa. Hay todo tipo de casos y dicha reserva puede ayudar en una situación imprevista.

Los documentos especialmente importantes se pueden guardar en una caja fuerte. El mercado moderno ofrece una gran selección de instalaciones de almacenamiento, por lo que cualquier comprador puede elegir algo adecuado. Pero es mejor guardar los documentos en una caja fuerte y no en carpetas de plástico: en caso de incendio, el material que los compone se derrite más rápido que el papel.

Formas no triviales de almacenar documentos.

¿La descripción parece aburrida? ¡Ningún problema! Hay formas más interesantes y cómodas de almacenar papeles.

• • Tablero organizador. Hay muchas opciones para dicho dispositivo. En su forma más simple, es un panel al que se unen papeles mediante botones. En versiones más complejas, el tablero puede tener pequeños cajones y soportes para colgar.

• • Mini cómoda. Es exactamente igual que una cómoda normal, pero mucho más pequeña. Es muy conveniente guardar documentos en él. Al estar clasificados en diferentes compartimentos, ¡nunca se perderán! Los cajones de la cómoda pueden tener diferentes tamaños: pequeños para pequeños trozos de papel, grandes para dibujos.

• • Caja colgante. Simplemente una pequeña caja o cesta pegada a la pared a modo de buzón. En un mueble así, colocado en el pasillo, es conveniente guardar las cartas y los recibos traídos.

• • Bolsillo tipo sobre. Similar a la opción anterior, pero no es una caja, sino un sobre. Puedes fijarlo a una mesa, refrigerador, armario. Le permite almacenar documentos necesarios temporalmente sin ocupar espacio valioso.

• • Papelera. No, no basura, especial, para almacenamiento. Colocado sobre una mesa o en un armario, puede tener varios compartimentos. Una forma sencilla, económica y eficaz de almacenar documentos.

• • Los documentos de uso frecuente se pueden guardar en una carpeta tipo maletín. Tiene asa de transporte. Está diseñado para que los documentos que contiene no se arruguen. Normalmente diseñado para papel A4. Si es necesario, para no perder el tiempo buscando las migajas necesarias, simplemente puede tomar una carpeta de maletín y seguir adelante.

Usamos tecnologías digitales

Las instrucciones para medicamentos, dispositivos y equipos de oficina ocupan mucho espacio. Es mucho más fácil almacenarlos electrónicamente. Para hacer esto, necesita encontrar la misma información en Internet y compararla con lo que está disponible en la fuente material para garantizar su identidad. Simplemente puede tomar una fotografía de las instrucciones y guardarlas en una carpeta en su computadora. Sólo necesitas seleccionar este último de tal manera que no lo elimines accidentalmente. Es mejor escribir otra copia de los archivos resultantes en un medio externo, como una tarjeta de memoria, o enviarla al almacenamiento en la nube.

Por si acaso, puedes escanear otros documentos. Pero entonces debería preocuparse por la seguridad del sistema electrónico frente a un posible ataque de piratas informáticos. A nadie le gusta la filtración de datos personales en Internet.

Por cierto, es conveniente utilizar una computadora o un teléfono móvil para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de los documentos. Basta con introducir las fechas requeridas en el "calendario" para que el dispositivo electrónico le notifique sobre el final del período de validez de una corteza en particular. Entonces solo queda deshacerse del papel innecesario.

Quizás la regla principal para guardar documentos en casa sea simple: el trabajo cuidadoso y regular con los papeles del hogar es la clave para garantizar que el documento necesario no se pierda en el momento más importante.

No vale la pena conservar todos los documentos. Pero hay muchos papeles que cada uno de nosotros debería tener con nosotros. Deben mantenerse en lugares seguros y apartados, pero de fácil acceso. Puede hacer copias electrónicas y periódicas de los documentos; probablemente le resultarán útiles. En cualquier caso, un almacenamiento y una clasificación cuidadosos de los papeles ayudarán a mantenerlos seguros.